Política de tratamiento de datos personales y privacidad

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados directamente por NEXUM es: NEXT HUMAN LAB S.A.S., Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.), NIT 902.055.072-9. Nombre comercial: NEXUM. Domicilio: Bogotá D.C., Colombia. Dirección: Avenida Carrera 45 # 114-44. Correo de protección de datos: dir.juridico@campofiori.com. Correo general: dir.juridico@campofiori.com. Teléfono: +57 316 334 5920. Sitio web: nexum-start.com.

En esta Política, el responsable será denominado "NEXUM", "NEXT HUMAN LAB", "nosotros" o el "Responsable".

Esta Política establece las reglas aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, actualización, rectificación, supresión y demás operaciones realizadas sobre datos personales por NEXUM.

Su finalidad es informar a los titulares: qué información puede ser recolectada, para qué se utiliza, con quién puede compartirse, cuáles son sus derechos, cómo pueden ejercerlos y qué medidas generales se aplican para proteger la información.

Esta Política se adopta conforme al régimen colombiano de protección de datos personales, especialmente la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

Esta Política se aplica a los datos personales de:

• Visitantes del Sitio.
• Personas que solicitan información, demostraciones o cotizaciones.
• Prospectos y contactos comerciales.
• Clientes y representantes de clientes.
• Usuarios administradores de NEXUM.
• Proveedores y aliados.
• Candidatos, empleados y contratistas.
• Personas que se comunican con soporte.
• Titulares cuyos datos sean tratados directamente por NEXT HUMAN LAB para sus propias finalidades.

También explica el papel de NEXUM cuando procesa datos por cuenta de sus clientes empresariales.

4.1. NEXUM como Responsable

NEXUM actúa como Responsable cuando determina las finalidades y los medios del tratamiento, por ejemplo, respecto de datos de visitantes del Sitio, prospectos, contactos comerciales, administradores de cuentas, proveedores, candidatos, personal, y facturación y relación comercial propia.

4.2. NEXUM como Encargado

Cuando un restaurante, hotel, cadena o cliente empresarial incorpora a la plataforma datos de sus empleados, consumidores, proveedores, domiciliarios u otras personas, el cliente normalmente actúa como Responsable y NEXUM como Encargado.

En esos casos: el cliente determina las finalidades del tratamiento; el cliente debe contar con las autorizaciones o fundamentos legales correspondientes; NEXUM trata la información siguiendo las instrucciones del cliente; las solicitudes del titular deberán presentarse inicialmente ante el establecimiento que recolectó la información; y NEXUM prestará la colaboración razonable necesaria para que el cliente atienda la solicitud.

La transmisión de datos entre un Responsable y un Encargado debe encontrarse respaldada por las condiciones contractuales exigidas por la normativa aplicable.

NEXUM aplicará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, necesidad y proporcionalidad, y responsabilidad demostrada.

Los datos serán recolectados únicamente cuando resulten pertinentes y adecuados para las finalidades informadas. NEXUM evitará recolectar información excesiva o innecesaria.

6.1. Datos de identificación y contacto

• Nombre y apellidos.
• Tipo y número de identificación, cuando resulte necesario.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Ciudad y país.
• Cargo, profesión o rol.
• Empresa, restaurante u organización.
• Dirección comercial.

6.2. Datos empresariales y comerciales

• Nombre del establecimiento.
• Número de sedes.
• Tamaño del negocio.
• Tipo de operación.
• Necesidades tecnológicas.
• Plan o módulos de interés.
• Historial de cotizaciones.
• Solicitudes de demostración.
• Comunicaciones con ventas o soporte.
• Preferencias comerciales.

6.3. Datos técnicos y de navegación

• Dirección IP.
• Tipo de dispositivo.
• Sistema operativo, navegador, idioma y zona horaria.
• Identificadores de sesión.
• Fecha y hora de acceso.
• Páginas consultadas, eventos y registros técnicos.
• Cookies y tecnologías similares.
• Información relacionada con seguridad y prevención de fraude.

6.4. Datos de cuenta y servicio (cuando la plataforma esté habilitada)

• Usuario y credenciales cifradas o protegidas.
• Roles y permisos.
• Historial de inicio de sesión.
• Configuraciones de cuenta.
• Solicitudes de soporte.
• Registros de auditoría.
• Información de uso del servicio.

6.5. Datos de facturación y transacciones (cuando se habiliten pagos)

• Nombre o razón social.
• NIT o identificación.
• Dirección y correo de facturación.
• Estado de pagos.
• Valor y moneda.
• Identificador de transacción.
• Medio de pago utilizado.
• Datos parciales o tokens proporcionados por el procesador de pagos.

Los datos completos de tarjetas deberán ser procesados principalmente por el proveedor de pagos habilitado.

6.6. Datos de proveedores y aliados

• Identificación.
• Información de contacto.
• Información bancaria y tributaria.
• Certificaciones.
• Información contractual.
• Verificaciones de cumplimiento.

6.7. Datos de candidatos y personal

• Hoja de vida.
• Experiencia y formación.
• Referencias.
• Información de contacto.
• Evaluaciones de selección.
• Información laboral, de seguridad social y pago, cuando corresponda.

NEXUM podrá recolectar información por medio de: formularios del Sitio, correo electrónico, llamadas, WhatsApp u otras aplicaciones autorizadas, reuniones y demostraciones, formularios de soporte, registro de cuentas, cotizaciones, procesos de pago, integraciones autorizadas, cookies, proveedores de analítica, fuentes públicas legalmente consultables e información entregada por clientes, proveedores o aliados autorizados.

8.1. Visitantes, prospectos y contactos

Responder preguntas y solicitudes; agendar demostraciones o reuniones; preparar y enviar cotizaciones; verificar la identidad y legitimidad del contacto; conocer las necesidades del establecimiento; gestionar listas de espera o programas piloto; mantener evidencia de las comunicaciones; prevenir fraude, abuso, spam y amenazas de seguridad; analizar el funcionamiento y uso del Sitio; mejorar contenidos, formularios y experiencia de usuario; cumplir obligaciones legales; defender derechos en procedimientos administrativos o judiciales; y enviar publicidad, novedades u ofertas únicamente cuando exista autorización.

8.2. Clientes y usuarios de NEXUM (cuando el servicio esté habilitado)

Crear y administrar cuentas; autenticar usuarios; configurar roles y permisos; implementar el servicio; prestar soporte; gestionar incidencias; enviar comunicaciones operativas o de seguridad; procesar facturación y pagos; prevenir accesos no autorizados; mantener registros de auditoría; realizar copias de respaldo; medir rendimiento, estabilidad y uso; cumplir obligaciones contractuales y legales; y gestionar cancelaciones, consultas y reclamaciones.

8.3. Proveedores y aliados

Evaluar y seleccionar proveedores; verificar identidad, experiencia y cumplimiento; gestionar contratos; realizar pagos; administrar accesos; mantener comunicaciones; y cumplir obligaciones tributarias y contables.

8.4. Candidatos, empleados y contratistas

Gestionar procesos de selección; verificar referencias; evaluar perfiles; formalizar relaciones laborales o contractuales; cumplir obligaciones de nómina, seguridad social, seguridad y salud en el trabajo; administrar accesos y activos tecnológicos; y cumplir obligaciones legales.

8.5. Datos procesados por cuenta de clientes (NEXUM como Encargado)

Alojar y organizar la información; ejecutar las funcionalidades contratadas; facilitar operaciones autorizadas por el cliente; prestar soporte; proteger la seguridad; realizar copias de respaldo; atender instrucciones documentadas; y cumplir obligaciones legales aplicables.

Los datos personales identificables incorporados por clientes no serán utilizados para finalidades propias incompatibles con las instrucciones del cliente. NEXUM podrá producir métricas técnicas, estadísticas o información agregada y anonimizada que no permita identificar razonablemente a una persona, para seguridad, medición y mejora del servicio.

Salvo las excepciones legales, NEXUM solicitará autorización previa, expresa e informada antes de tratar datos personales. La autorización podrá obtenerse mediante casillas de aceptación no premarcadas, formularios electrónicos, mensajes de datos, firma física o electrónica, grabación autorizada, correo electrónico, contratos, o conductas inequívocas que permitan demostrar razonablemente el consentimiento, cuando sean legalmente válidas.

NEXUM conservará evidencia de la autorización, incluyendo la versión del texto aceptado, fecha, hora, formulario o canal utilizado y demás información necesaria para demostrarla. La ley exige informar al titular las finalidades, sus derechos y la identificación y datos de contacto del Responsable; la autorización debe poder ser consultada posteriormente.

NEXUM no solicitará datos sensibles mediante formularios generales, salvo que resulten estrictamente necesarios para una funcionalidad o relación específica. Cuando se requieran: se informará cuáles datos son sensibles; se explicará la finalidad; se solicitará consentimiento explícito; se informará que el titular no está obligado a suministrarlos; y no se condicionará injustificadamente una actividad al suministro de datos sensibles.

Son sensibles, entre otros, los datos relacionados con salud, biometría, origen étnico, orientación política, creencias religiosas, afiliación sindical, vida sexual y aquellos cuyo uso indebido pueda generar discriminación.

El Sitio y los servicios empresariales de NEXUM no están dirigidos directamente a menores de edad. NEXUM no recolectará intencionalmente datos de menores mediante formularios comerciales generales.

Cuando el tratamiento resulte excepcionalmente necesario: se respetará el interés superior del menor; se protegerán sus derechos fundamentales; se solicitará autorización al representante legal cuando corresponda; se escuchará al menor considerando su madurez y capacidad; y se aplicarán controles reforzados. Si NEXUM identifica que recibió información de un menor sin autorización adecuada, podrá eliminarla, bloquearla o solicitar la regularización correspondiente.

El envío de publicidad, promociones, invitaciones, novedades y comunicaciones de prospección requerirá autorización previa, expresa e informada. El titular podrá seleccionar los canales que autoriza, por ejemplo: correo electrónico, WhatsApp, SMS o llamada telefónica. La autorización comercial será opcional y no será requisito para solicitar una demostración, cotización o información.

El titular podrá retirar su autorización mediante el enlace "Cancelar suscripción", la opción de detener mensajes, una solicitud enviada a dir.juridico@campofiori.com, o los mecanismos específicos informados en cada comunicación.

Las comunicaciones publicitarias se realizarán dentro de los canales y horarios permitidos por la legislación aplicable. Actualmente, la Ley 2300 de 2023 extiende a los mensajes comerciales las reglas de horario de lunes a viernes entre 7:00 a. m. y 7:00 p. m. y sábados entre 8:00 a. m. y 3:00 p. m., excluyendo domingos y festivos, además de exigir un mecanismo sencillo para cancelar los mensajes.

NEXUM podrá utilizar cookies necesarias (navegación, seguridad, autenticación y funcionamiento esencial), funcionales (recuerdan preferencias y configuraciones), analíticas o de rendimiento (medir visitas, errores, rendimiento e interacción) y publicitarias (medir campañas o presentar comunicaciones relacionadas con intereses, cuando exista autorización).

El Sitio ofrecerá mecanismos para aceptar, rechazar o configurar cookies no esenciales. La desactivación de cookies necesarias puede impedir que algunas funciones operen correctamente. Los detalles de proveedores, duración y finalidad de las cookies podrán publicarse en una Política de Cookies separada.

NEXUM podrá compartir o transmitir datos, en la medida necesaria, con: proveedores de infraestructura y alojamiento, proveedores de correo electrónico, sistemas de CRM, plataformas de soporte, proveedores de comunicaciones, herramientas de analítica, proveedores de ciberseguridad, procesadores de pago, servicios de firma electrónica, contadores, auditores y asesores, autoridades administrativas o judiciales, y proveedores que participen en la prestación de NEXUM.

Estos proveedores deberán tratar la información conforme a instrucciones, deberes de confidencialidad, medidas de seguridad y condiciones contractuales aplicables. NEXUM no comercializará bases de datos personales como actividad independiente.

Algunos proveedores tecnológicos pueden operar o almacenar información fuera de Colombia. Cuando exista una transmisión internacional a un Encargado que trate los datos por cuenta de NEXUM, se adoptarán contratos que definan alcance del tratamiento, finalidades, instrucciones, obligaciones de seguridad, confidencialidad, atención de derechos, y eliminación o devolución de información.

Las transferencias a terceros que actúen como Responsables independientes se sujetarán a las autorizaciones, excepciones y requisitos legales aplicables.

1. Conocer sus datos personales.
2. Solicitar su actualización.
3. Solicitar su rectificación.
4. Solicitar prueba de la autorización.
5. Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
6. Acceder gratuitamente a sus datos.
7. Presentar consultas y reclamos.
8. Solicitar la supresión cuando resulte procedente.
9. Revocar la autorización cuando resulte procedente.
10. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el procedimiento aplicable ante NEXUM.
11. Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de menores.

La supresión o revocatoria podrá no proceder cuando exista una obligación legal o contractual que exija conservar la información.

El área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos será: Dirección Jurídica. Correo: dir.juridico@campofiori.com. Dirección: Avenida Carrera 45 # 114-44. Teléfono: +57 316 334 5920.

La solicitud deberá contener: nombre completo del titular; identificación suficiente; datos de contacto para recibir respuesta; descripción clara de la solicitud; derecho que desea ejercer; información o datos relacionados; documentos que sustenten la solicitud, cuando correspondan; y acreditación de representación, cuando actúe un apoderado o representante.

NEXUM podrá solicitar información adicional únicamente cuando sea necesaria para verificar la identidad, representación o alcance de la solicitud.

Las consultas sobre datos personales serán atendidas dentro de un término máximo de diez días hábiles desde su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de ese término, NEXUM informará los motivos de la demora y la fecha de respuesta. La extensión no podrá superar los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Las solicitudes de corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento serán tramitadas como reclamos. Si el reclamo está incompleto, NEXUM solicitará su corrección dentro de los cinco días siguientes a su recepción. Si transcurren dos meses desde el requerimiento sin que el interesado complete la información, se entenderá que desistió del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, será atendido dentro de un término máximo de quince días hábiles, contado desde el día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de ese término, NEXUM informará los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Cuando NEXUM no sea competente, trasladará la solicitud a quien corresponda, cuando sea posible, dentro del término legal e informará al solicitante. El titular podrá presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado.

NEXUM implementará medidas administrativas, humanas, organizacionales y técnicas razonables y proporcionales a la naturaleza de los datos, el tipo de tratamiento, el tamaño de la operación, los riesgos para los titulares y la tecnología disponible.

Las medidas podrán comprender controles de acceso, autenticación, cifrado en tránsito, registros de actividad, copias de respaldo, gestión de vulnerabilidades, segregación de ambientes, confidencialidad y procedimientos de respuesta a incidentes. Ningún sistema conectado a internet puede garantizar seguridad absoluta. NEXUM revisará y ajustará sus medidas de acuerdo con los riesgos y evolución tecnológica.

Cuando NEXUM conozca un incidente que pueda afectar materialmente datos personales: investigará el alcance; adoptará medidas de contención; conservará evidencia; corregirá vulnerabilidades razonablemente identificadas; informará a clientes, titulares o autoridades cuando resulte legalmente necesario; y cooperará con los Responsables cuando actúe como Encargado.

Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas, gestionar la relación comercial o contractual, atender solicitudes y reclamaciones, cumplir obligaciones contables, tributarias, laborales o regulatorias, proteger la seguridad, prevenir fraude, y ejercer o defender derechos.

Cuando la información deje de ser necesaria, podrá ser eliminada, anonimizada, agregada o bloqueada mientras transcurre un plazo legal de conservación. Las bases de datos cubiertas por esta Política tendrán vigencia mientras subsistan las finalidades informadas o las obligaciones legales asociadas.

El titular se compromete a suministrar información veraz, completa y actualizada. NEXUM podrá solicitar la actualización de datos cuando identifique inconsistencias o cuando sea necesario para mantener la relación correspondiente.

NEXUM podrá actualizar esta Política por cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos, de seguridad o en las finalidades del tratamiento. Los cambios sustanciales serán informados antes de su implementación mediante el Sitio, correo electrónico u otro medio eficiente.

Cuando se introduzca una nueva finalidad que requiera consentimiento, NEXUM solicitará una nueva autorización. El Decreto 1074 exige comunicar los cambios sustanciales y obtener nueva autorización cuando cambien las finalidades del tratamiento.

Esta Política entra en vigor el 15 de julio de 2026. Las versiones anteriores podrán conservarse para acreditar las condiciones aplicables en cada momento.